Nel complicato mondo del management aziendale, i manager hanno da sempre uno strumento su cui poter contare: i KPI.
Nell’era del digitale, anche questi potenti indicatori possono essere integrati in sistemi di gestione aziendale per facilitare il lavoro di organizzazione e controllo aziendale.
KPI, Key Performance Indicators sono un indicatore di prestazione. È un valore di performance aziendali che misura i progressi verso un obiettivo.
Servono a tradurre in un numero, quindi in un indicatore chiaro e analizzabile, il successo di una strategia di business o il lavoro di un singolo individuo o team all’interno dell’azienda.
I KPI si dividono secondo i valori analizzati (quantitativi e qualitativi) e per la tempistica (di ritardo o anticipatori).
• Quantitativi: si basano su valori specifici (obiettivi) attraverso un numero misurabile rispetto a uno standard.
• Qualitativi: sono influenzati da opinioni personali e vengono presentati come numeri o un valore testuale che rappresenta l’interpretazione di questi elementi.
• Di ritardo: basano le misurazioni sull’output. Sono quindi indicativi di un risultato, analizzando un insieme di processi già conclusi.
• Anticipatori: basano le misurazioni sull’input. È un indicatore predittivo, che permette di fare valutazioni su risultati futuri, facendo un’ipotesi razionale sui KPI di ritardo.
I KPI sono fondamentali per capire l’andamento dell’attività. Sono parte integrante di una strategia di Business Intelligente efficace, perché aiutano a identificare le aree di possibile miglioramento dell’azienda.
Il Cruscotto aziendale : Tableau de Bord
I Key Performance Indicators sono stati teorizzati già agli inizi del XX secolo. La loro applicazione su vasta scala arriva a metà del ‘900 grazie alla diffusione in Francia del Tableau de Bord (TdB), un particolare indicatore simile al Balanced Scorecard.
Chiamato anche Cruscotto aziendale, è un documento informativo che raccoglie una serie di indicatori (fattori quantitativi non monetari) che forniscono informazioni sull’andamento di processi e misure predittive di processi ritenuti critici.
Benché simile, non si tratta di un semplice report aziendale. L’obiettivo del TdB non è il controllo dell’azienda, quanto analizzare e chiarire dinamiche causa-effetto e aspetti operativi, in modo da guidare i manager a pianificare scelte strategiche.
Gli strumenti digitali per una BI basata sui KPI
La storia del Tableau de Bord e dei KPI vanta una vasta letteratura di settore, teorica e pratica. Con l’arrivo della BI e della digitalizzazione dei processi aziendali, anche il management ha iniziato a sfruttare i sistemi informatici per velocizzare e ottimizzare il proprio lavoro.
Vediamo come sfruttare i KPI attraverso i potenti strumenti offerti da Microsoft.
TdB e altri KPI in Microsoft Power BI
Microsoft Power BI è un servizio di business intelligence e analisi che fornisce ai clienti vari tipi di dati, come analisi, report, dashboard e visualizzazioni (approfondisci la Business Intelligence e Power BI).
Power BI fornisce vari tipi di report che aiutano gli utenti a tenere traccia dei propri KPI nel tempo. Potrai visualizzare gli indicatori e la loro tendenza attraverso grafici personalizzabili, in modo da avere sempre un documento visivo di supporto all’analisi dei dati.
Gli indicatori KPI sono disponibili anche da mobile, così da avere sempre sott’occhio gli aggiornamenti dell’azienda.
KPI in Microsoft Excel
Un altro sistema per analizzare gli indicatori di prestazioni è il comune Excel. Attraverso strumenti avanzati dei fogli calcolo è possibile arrivare a risultati professionali in pochi passaggi.
I KPI più comuni in Excel sono:
- La tabella pivot: una tabella pivot è uno strumento di riepilogo dei dati che consente di riorganizzare e riepilogare i dati di più righe e colonne in una sola tabella. Le tabelle pivot permettono di visualizzare più informazioni in un’unica riga (o colonna), organizzando i dati secondo regole e formule decise dall’utente.
- Il grafico pivot: questo tipo di grafico può essere utilizzato per mostrare le relazioni tra diversi insiemi di dati. Ha il vantaggio di essere la traduzione grafica di un sistema pivot.
Excel è uno strumento molto potente, ma sicuramente più laborioso rispetto a Microsoft Power BI, che essendo integrato nel CRM aziendale permette di avere un accesso costante e aggiornato a tutti i dati dell’azienda, grazie all’architettura cloud di Microsoft Dynamics 365.
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