Oggi, 31 marzo 2022, cessa lo stato di emergenza iniziato più di due anni fa per far fronte all’emergenza sanitaria da Covid 19.
Sarà un processo lungo che prevede da subito la fine del sistema delle zone a colori e il graduale superamento del green pass e delle quarantene precauzionali. Lo smart working rimarrà invece in forma semplificata fino al 30 giugno, per poi poter proseguire tramite accodi individuali o collettivi tra aziende e dipendenti.
Si torna quindi a una vita lavorativa identica a com’era prima del Covid? Più o meno.
Ci sono nuove abitudini di cui si è compreso il vero potenziale soltanto in questo periodo d’isolamento. Fra un cambio del mercato immobiliare (che premia ora case dotate di ambienti esterni) e un approccio più attento ai sistemi di protezione individuale, lo smart working è sicuramente un elemento che ha profondamente mutato le nostre abitudini, rivalutando il concetto stesso di work life balance.
Smart Working: misura d’emergenza o opportunità?
Lo Smart Working ha riguardato quasi tutti i lavoratori (e gli studenti) in questi due anni.
Ci si è dotati di nuovi sistemi informatici che permettono conferenze online, di sistemi per l’accesso da remoto ai sistemi aziendali, metodi di valutazione e controllo e nuove organizzazioni aziendali.
Tutto ciò perché era fisicamente impossibile per i dipendenti accedere agli ambienti di lavoro tradizionale. Ma parlare di lavoro agile non vuol dire solo cambiare spazi e sistemi di comunicazione tra i membri di uno stesso team: lo Smart Working è un modello organizzativo in grado di portare vantaggi alle organizzazioni che lo adottano. I benefici riscontrati riguardano:
- Produttività
- Raggiungimento degli obiettivi
- Welfare e qualità della vita
Lo Smart Working, o Lavoro Agile, è una nuova filosofia manageriale fondata sulla restituzione alle persone di flessibilità e autonomia nella scelta degli spazi, degli orari e degli strumenti da utilizzare a fronte di una maggiore responsabilizzazione sui risultati. Un nuovo approccio al modo di lavorare e collaborare all’interno di un’azienda che si basa su quattro pilastri fondamentali: revisione della cultura organizzativa, flessibilità rispetto a orari e luoghi di lavoro, dotazione tecnologica e spazi fisici.
Osservatorio Smart Working, POLIMI
Work Happiness: la chiave per capire il cambiamento
I benefici portati alle aziende riguardano principalmente una maggior produttività, la riduzione dell’assenteismo e una riduzione dei costi per gli spazi fisici.
Sicuramente questo è dovuto al fatto che sfruttare il lavoro agile permette di far fronte agli impegni della vita privata in maniera più elastica. La flessibilità dei tempi aiuta il lavoratore ad approcciarsi al lavoro con meno stress; ma la questione va oltre la semplificazione nell’organizzazione dell’agenda.
Come emerge da numerose ricerche (una per tutte: Lyubomirsky King The Benefits of Frequent Positive Affect: Does Happiness Lead to Success?) la produttività è fortemente collegata al concetto di happiness at work. Per quanto sia stata sottovalutata nei decenni precedenti, i dati confermano come le aziende che vantano una soddisfazione dei dipendenti superiore alla media siano anche quelle con le prestazioni finanziare migliori e una maggior soddisfazione dei clienti.
Oggi sono circa 4 milioni gli smart worker in Italia e quasi il 90% delle grandi aziende prevede di proseguire con il lavoro agile anche dopo la pandemia.
Osservatorio Smart Working, POLIMI
Le ricerche continuano confermando quanto l’autonomia e un certo grado di libertà e elasticità sul posto di lavoro siano l’elemento che impatta maggiormente sulla felicità del dipendente, insieme alla crescita personale e professionale, e la possibilità di personalizzare l’orario di lavoro.
Anche i modelli ibridi funzionano bene, perché uniscono la flessibilità oraria tipica dello smart working a un ambiente di lavoro fisico organizzato in maniera più dinamica e proattiva.
Cosa significa applicare un modello di Smart Working
Il lavoro di digital transformation inizia con un buon piano di management che punti sui risultati raggiunti. Questo significa che l’azienda deve comunicare con il proprio lavoratore per poter creare dei progetti e timeline per il controllo dei risultati raggiunti. Per farlo, è importante instaurare una comunicazione costante tra le figure manageriali e i dipendenti, in un clima di fiducia reciproca.
La comunicazione può avvenire in forma scritta (mail e instant messaging, ottimi per i contatti quotidiani) o tramite videoconferenza (perfetta per la condivisione di idee).
Alla comunicazione a tu per tu va aggiunta tutta la condivisione di informazioni. È necessario dotarsi dei mezzi per il salvataggio e la distribuzione dei documenti, calendari per appuntamenti e scadenze e to-do-list. E tutto accessibile da qualunque dispositivo.
Come fare Smart Working in maniera smart
Assunto che lo smart working e il lavoro ibrido permettono una maggiore produttività, le aziende che adottano questo modello devono dotarsi di sistemi moderni per la gestione del proprio business.
La modalità di lavoro dei dipendenti è strettamente legata alla generica organizzazione dell’azienda. Solo una buona gestione dei vari settori di lavoro, con il supporto di sistemi digitali, permettono la gestione complessa delle risorse umane.
Per farlo, è utile affidarsi a sistemi cloud all-in-one che fondono la gestione del business con quella del personale, come Microsoft Dynamics 365.
Con la soluzione di Microsoft, in un’unica piattaforma saranno concentrati la gestione finanziaria e la supply channel, un CRM, gli strumenti per la BI, insieme a una serie di tools per la gestione dei progetti e delle risorse umane.
La particolarità di Microsoft Dynamics 365 è la possibilità di creare un “ufficio digitale”: dialogando con i già molto noti sistemi del pacchetto Microsoft, Dynamics permette di comunicare tramite video, chiamate o chat. Gestisce e-mail, appuntamenti e deadline tramite condivisione e sincronizzazione dei calendari e consente l’accesso a file condivisi.
Microsoft Dynamics 365, grazie alla customizzazione che offre F1 Consulting & Services, permette alle aziende di sfruttare al massimo lo smart working, ottimizzando tempi, risorse e aumentando la produttività.
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