La buona gestione dei progetti è la chiave per il successo di una azienda. È sempre più importante, infatti, coordinare in modo efficace le risorse per ottenere il massimo da ogni membro del team e raggiungere i risultati desiderati nel minor tempo possibile. In quest’operazione ci viene in aiuto il Project Management Office (PMO). Vediamo in dettaglio di cosa si occupa e come può migliorare il tuo business.
Project Management Office (PMO) fa parte della più ampia disciplina di ingegneria gestionale ed economia aziendale. Si tratta nello specifico di un team di lavoro che definisce e mantiene gli standard per la gestione dei prodotti in un’azienda.
Il PMO aiuta il tuo business assicurando che i progetti proseguano nel giusto modo e che vengano mantenuti nel tempo gli standard decisi inizialmente.
Project Management Office per organizzare meglio il tuo business.
Ogni azienda ha bisogno di una struttura organizzativa per pianificare e arrivare ai propri obiettivi.
Quando creare un Project Management Office?
Un PMO può essere utile a diversi livelli di un progetto. Può essere avviato all’inizio, per aiutare la squadra a pianificare il lavoro e coordinarlo nelle successive fasi di sviluppo. Ma può anche essere avviato in corso d’opera, per assistere nel recupero di un progetto in ritardo o che soffre di carenza di risorse o budget.
Come funziona un PMO?
Per capire come funziona un Project Management Office e come crearne uno efficace bisogna considerare i suoi obiettivi strategici: seguire metodi standardizzati e “best practice” è fondamentale per:
- ridurre il rischio nell’affrontare nuovi progetti, migliorando le performance aziendali complessive;
- avere visibilità dello stato dei progetti e fornire al management informazioni affidabili sugli eventuali ritardi o problemi;
- controllare costantemente gli andamenti di tutta la struttura (risorse umane, tempi, budget);
- gestire le relazioni con i clienti/committenti.
Una novità con una lunga storia di successi.
I Project Management Office sono una struttura organizzativa di relativa recente adozione da parte delle aziende.
In realtà era già diffusa l’applicazione di un PMO in progetti tecnici, molto prima che nei progetti aziendali tradizionali. Negli ultimi decenni, sono state utilizzati nelle industrie della costruzione e dell’ingegneria, dove sono stati responsabili della pianificazione, organizzazione e controllo di grandi progetti di costruzione. Molte aziende utilizzano ancora i loro Project Management Office per i progetti “tradizionali” come la costruzione fisica o le ristrutturazioni aziendali e programmi IT. Altre aziende applicano un approccio più moderno in cui il PMO si occupa anche di tutti quei progetti “non tradizionali”, garantendo il raggiungimento degli standard in ogni ambito aziendale.
Un PMO può risolvere i problemi di gestione della complessità dell’azienda e delle sue attività.
Quindi, come un Project Management Office può aiutare l’azienda?
Prima di tutto, dobbiamo chiarire che esistono diverse tipologie di Project Management Office. Secondo l’IPMA, i PMO possono servire tre scopi principali:
- governare,
- facilitare,
- supportare il progetto.
Il primo scopo si riferisce alla funzione di sovraintendere l’intera organizzazione rispetto alle sue attività e operazioni relative ai progetti; il secondo riguarda l’assistenza nella definizione e nell’esecuzione dei diversi processi del proprio portafoglio; mentre il terzo si concentra sulla promozione e diffusione della cultura del project management.
“I compiti che vengono svolti da questo team di persone sono quelli di supporto al management aziendale, svolgendo attività come fornire criteri per l’allocazione delle risorse e degli investimenti nonché le informazioni sull’andamento dei lavori in corso d’opera, generare KPI che possa essere comuni sull’intero Portafoglio Progetti in modo da avere le stesse metriche per effettuare un confronto, fornire strumenti di supporto al management per le scelte strategiche sulla selezione dei progetti, funzioni di staff management e gestione del change management.”
D. Gandino La gestione dei progetti negli Enti del Terzo Settore: il caso della “Fondazione M. Maggiora”, tesi di laurea magistrale in Ingegneria Gestionale, Politecnico di Torino (TO), 2020.
Project Management Office a ogni livello
Un PMO non riguarda solo le grandi organizzazioni, né richiedono l’istituzione di un team dedicato e separato all’interno dell’azienda. Le declinazioni dei PMO sono quindi potenzialmente infinite, per adattarsi perfettamente a ogni tipo di azienda e di obiettivo.
Alcuni esempi di utilizzo del Project Management Office:
- ospitare la roadmap del prodotto;
- gestire il programma di miglioramento della qualità della vita sul posto di lavoro;
- si può creare un PMO per gestire le attività del progetto attraverso più team senza doverne costruirne di nuovi, come è in uso in molte grandi aziende.
Se vuoi iniziare a sfruttare il PMO all’interno della tua azienda puoi iniziare affidandoti a Microsoft Project, contenuto all’interno della soluzione cloud all-in-one Dynamics 365.
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