PMO: la gestione project-oriented nelle PMI

Dietro un’azienda di successo c’è sempre una buona organizzazione. Al centro troviamo l’ufficio del Project Manager il cui compito pianificare, coordinare, monitorare il lavoro e, ovviamente, raggiungere gli obiettivi prefissati. Una figura che non può fare a meno di appoggiarsi alla disciplina del PMO. Il Project Management Office ha un ruolo guida nei processi aziendali e le sue analisi (basate su KPI) permettono un monitoraggio puntuale del livello di successo della strategia di project management adottata.

Il Project management office è così importante che il PMO Global Alliance organizza annualmente un premio, il PMO Global Awards. Un riconoscimento ai massimi esperti di PMO nel mondo, con l’obiettivo di diffondere l’utilizzo di questa disciplina a tutti i livelli aziendali.

L’esperienza dello scorso anno nella Commissione giudicante a livello internazionale è stata per me un’ulteriore prova di quanto questa funzione [il PMO] sia fondamentale in Aziende ed Enti di “qualsiasi dimensione”. Non bisogna assolutamente pensare che questi modelli organizzativi siano dedicati esclusivamente alle grandi organizzazioni. Personalmente ho sviluppato con successo la funzione di PMO sia nelle medie imprese che in realtà molto piccole, ma desiderose di migliorare la gestione del proprio portafoglio progetti, ottenendo risultati sia di efficienza interna, che di riconoscimento da parte dei Clienti.

Giorgio Beghini, membro della Commissione giudicante del PMO Global Awards 2021

Il PMO si applica quindi anche alle piccole e medie imprese, le c.d. PMI. È importante essere consapevoli che una buona strategia basata su KPI può aiutare le aziende a crescere e raggiungere i propri obiettivi.

Ci sono delle ovvie differenze nel PMO a seconda della dimensione dell’azienda.

Le caratteristiche delle PMI

Nelle grandi aziende sono presenti più funzioni: ogni settore operativo raggruppa diverse figure professionali specializzate in quel determinato ambito operativo. Amministrazione, produzione, marketing, HR, etc.: ognuna di queste funzioni è seguita da un team specifico. Questa disponibilità di personale non è paragonabile a quella di una piccola impresa. Nelle realtà più piccole una persona può ricoprire più ruoli o occuparsi quasi da sola di un intero settore aziendale. Ad esempio, l’intero lavoro di gestione delle risorse umane può essere affidato a una singola persona o ad un piccolo gruppo. Questo fa sì che anche le strategie di gestione dei progetti debbano, necessariamente, essere più agili.

Ovviamente, anche il carico di lavoro ha normalmente entità differenti. In molti casi, il lavoro complessivo da svolgere in una PMI è minore rispetto a una grande azienda. Per questo motivo alcune attività possono essere portate a termine da una singola persona.

Ciò può sembrare un grande vantaggio per quanto riguarda la definizione di una strategia di project management. È controintuitivo, ma paradossalmente è proprio nelle PMI, dove i ruoli sono meno definiti e il lavoro più agile, che il PMO diventa fondamentale.

Vediamo quindi nel dettaglio quali sono i vantaggi che porta l’uso di un PMO ragionato all’interno delle PMI, con un focus sulle realtà più piccole.

PMO: i vantaggi specifici per piccole e medie imprese

• Permette una gestione precisa dei progetti, monitorando budget, risorse e tempi. Aumenta così la soddisfazione e la qualità del lavoro, abbattendo al minimo la percentuale di fallimento.
• Migliora la gestione, potenziandola e ottimizzandola, in modo da ridurre sensibilmente i costi associati al management e alla realizzazione progetti stessi.
• Permette la definizione e il raggiungimento di standard attraverso l’uso dei KPI.
• Consente una visione chiara e centralizzata di tutti i progetti, indipendentemente dalla fase di sviluppo in cui siano. Conseguentemente, il PMO permette anche di ridistribuire in maniera oculata il budget aziendale, evitando spese inutili.
• Permette un controllo costante e in itinere dei progetti.
• Migliora il coordinamento tra i diversi membri di uno stesso team e tra i team stessi, staffando le figure competenti lì dove sono più utili. Ciò porta un guadagno all’azienda che riuscirà a ottenere risultati migliori, ma anche a livello personale per i singoli dipendenti che verranno spostati su attività in cui possono realmente dimostrare le loro competenze e crescere professionalmente.

Applicare il PMO: i sistemi ERP

All’atto pratico, una buona strategia di PMO si basa su una serie di indicatori (i KPI) che fotografano costantemente lo stato dell’azienda. Ogni Project Manager necessita di una soluzione per la Business Intelligence che si integri con i sistemi aziendali. In sintesi, è necessario affidarsi ai sistemi ERP.

Alle piccole aziende si adattano bene soluzioni self-service, all-in-one e facilmente customizzabili. In commercio ne esistono diverse: queste sono le soluzioni che riteniamo più indicate per PMI.

Microsoft Dynamics 365

All’interno dell’ERP di Microsoft potrete trovare Project Operations. Quest’applicazione permette di connettere tutte le attività orientate ai progetti in un’unica applicazione, per sfruttare al meglio il PMO. Project Operations è integrato nella soluzione di Dynamics 365 che comprende anche Power BI, l’applicazione Microsoft dedicata alla Business Intelligence. Ciò permette alle PMI di avere tutti gli strumenti di gestione aziendale all’interno dell’unica soluzione Microsoft Business Central.

Odoo

Anche la soluzione ERP open source Odoo ha una customizzazione pensata appositamente per il Project Management. Lo strumento di Odoo permette una panoramica chiara su tutti i progetti, migliorando l’organizzazione e la pianificazione grazie all’integrazione con il calendario che permette la distribuzione e l’assegnazione di compiti specifici all’interno dello staff. L’ERP di Odoo offre in oltre un sistema di reportistica per mantenere sempre sotto controllo tutti i KPI.

SAP

Sap, leader nel settore degli ERP, supporta pienamente il PMO grazie a un’implementazione specifica per il project management office nel suo ERP SAP Hana e SAP 4/Hana. Tra le altre soluzioni di SAP troviamo SAP Enterprise Portfolio e Project Management che aiutano l’azienda a organizzare, pianificare e ottimizzare la gestione dei progetti tramite un archivio centralizzato e numerosi strumenti, anche integrati con la contabilità.