I sistemi ERP sono sempre descritti come gestionali aziendali pensati per il business. Se questo è assolutamente vero, un Enterprise Resource Planning può essere applicato anche a realtà diverse da quelle delle aziende e della produzione. È difatti ormai sdoganato l’utilizzo di un sistema ERP per fornitori di servizi. Tra le organizzazioni che possono trarre beneficio dall’utilizzo di software gestionali ci sono anche gli organini deputati all’insegnamento: gli ERP di Microsoft nelle università e negli istituti di istruzione superiore.
Come nasce l’esigenza di adottare il sistema ERP di Microsoft?
È il 2020, nel mondo si moltiplicano ogni ora i casi di Covid-19. Tutto si chiude, ma non si ferma. Le scuole, dopo un primo momento di spaesamento, trovano il modo di mantenere viva la loro missione all’insegnamento anche a campus chiusi. Il pacchetto di Microsoft, Microsoft Dynamics 365, comprende anche funzioni innovative utili a migliorare la comunicazione interna.
Il sistema ERP di Microsoft è infatti dotato di una connessione con tutte le altre app di Microsoft. Se si pensa agli studenti come a membri di un team, che “lavorano” con e per un’azienda chiamata “università”, allora è facile capire come Microsoft Teams sia stato utile in periodo pandemico. L’intera scuola può collaborare e l’apprendimento da remoto è facilitato e supportato.
Lavorare come una squadra. Il sistema ERP di Microsoft per la cooperazione interna
Garantire i servizi non è solo una questione pratica. Bisogna informare, formare, dotare di strumenti idonei docenti, studenti e professionisti del mondo della cultura. L’università e la scuola tutta è un organismo grande e sfaccettato che per funzionare bene ha bisogno di organizzazione, cooperazione e dialogo interno. Un grande supporto a queste attività arriva proprio dai sistemi ERP.
Sistema ERP: come si inerisce nel mondo della cultura
Le difficoltà che sono nate a seguito dell’emergenza sanitaria sono solo alcune delle problematiche che un ERP può risolvere. Le grandi università possiedono spesso dei sistemi proprietari per gestire tutto ciò che è amministrazione e insegnamento. C’è infatti da considerare che ogni giorno, all’interno delle università, transitano un’infinità di dati, relativi a un altissimo numero di studenti tutti con esigenze diverse.
- Ammissioni,
- amministrazione,
- gestione delle finanze,
- organizzazione dei corsi,
- HR per professori e personale di servizio,
- nonché gestione e manutenzione degli spazi comuni e delle aule,
- senza considerare tutti i servizi accessori come mense, alloggi, servizi finanziari e di assistenza.
Tutto ciò deve essere gestito tramite un sistema apposito. Per le realtà più piccole, il sistema ERP di Microsoft è perfetto, perché permette una grande customizzazione sia nell’organizzazione che nell’integrazione delle varie aree.
Cosa fa un ERP negli istituti di istruzione superiore?
Come può un sistema ERP aiutare a gestire un sistema di istruzione superiore? Ovviamente, in diversi modi. Come per le aziende, il principale vantaggio di dotarsi di un ERP sta nella possibilità di immagazzinare, gestire, condividere e richiamare i dati in maniera veloce. A questo si uniscono diversi automatismi. In particolare, la possibilità di far dialogare un software ERP con il CRM (come fa Microsoft Dynamics 365, ad esempio), è un incredibile vantaggio perché permette al gestionale aziendale di integrarsi con posta elettronica e SMS. Questo significa messaggi automatici e velocità nelle comunicazioni: non poco per un’organizzazione che gestisce milioni di persone con necessità sempre diverse.
Ecco cosa può fare un sistema ERP applicato all’istruzione.
- Gestire le ammissioni. Elimina i processi manuali elaborando automaticamente le domande e le registrazioni. Integrandosi a un CRM può inviare direttamente messaggi di posta elettronica o SMS.
- Gestire le presenze. Piani orari, registrazioni delle presenze e monitoraggio della frequenza: un ERP può generare elenchi per classi e inviare automaticamente avvisi agli studenti.
- Tasse e contributi. Con un ERP si possono organizzare più piani per diversi corsi, tenere traccia dei pagamenti e generare ricevute.
- Comunicazioni alunni/genitori. Oltre a facilitare le comunicazioni interdipartimento, l’ERP può tenere aggiornati gli alunni e i genitori sulle novità e sulle varie scadenze.
- Gestione curriculum. Gli ERP semplificano la gestione dei diversi percorsi di studio e tengono traccia dei progressi (nelle università permettono di gestire digitalmente la carriera, la registrazione dei cfu e della frequenza).
- Gestione del corpo docente. Come nelle aziende, gli ERP permettono di ottimizzare tutti i compiti dell’HR, dal reclutamento, al programma di lavoro, fino alla gestione di ferie, permessi e stipendio.
- Analisi accademica. Oltre agli ERP, gli istituti di istruzione superiore possono prendere dal mondo aziendale anche la business intelligence: collezionare dati, leggere report e analizzare per cercare di ottimizzare le spese e migliorare l’offerta formativa e la soddisfazione degli alunni di anno in anno.
- Portale studenti. Permette agli studenti di iscriversi ai corsi, gestire la carriera e comunicare con i docenti o le segreterie.
- Certificazioni e documenti. A fine carriera e durante vengono emessi certificati. Si possono impostare automatismi per l’approvazione automatica per alcuni documenti. In ogni caso, è possibile archiviarli e stamparli su carta intestata.
- Gestione scorte: il magazzino. Come per le aziende, anche gli istituti di istruzione hanno necessità di beni consumabili che devono ordinare periodicamente. Gli ERP sono il metodo più facile per gestire articoli come libri, cancelleria, ma anche computer e apparecchiature di laboratorio.
Vantaggi di un sistema ERP all’interno dell’istruzione?
Sfruttare un sistema ERP come Microsoft Dynamics 365 all’interno di un istituto di istruzione superiore porta principalmente 3 vantaggi:
- Aumentare la produttività. Supportando l’area amministrativa, un sistema ERP è in grado di organizzare i dati e ridurre il tempo necessario per il loro lavoro di amministrazione e allocazione delle risorse.
- Unifica il campus. Come dicevamo, gli istituti di istruzione superiore e le università sono delle realtà complesse. Spesso dotate di diversi dipartimenti, funzioni o istituzioni affiliate, un ERP come Microsoft Dynamics 365 è in grado di unificare il flusso di informazioni mettere in collegamento aree anche fisicamente distanti tra di loro. Accesso e gestione unificata dei dati sono le parole chiave legate all’uso degli ERP nella cultura.
- Comunicazione intera: l’efficacia di Teams. L’università si basa sulla condivisione della cultura: per questo è fondamentale garantire il dialogo tra professori e studenti, ma anche tra gli esperti, anche di diversi dipartimenti, senza dimenticare amministrazione, dirigenti e genitori. In particolare, con il sistema ERP dio Microsoft viene garantita la possibilità di collegarsi e cooperare.
ERP di Microsoft: Dynamics 365, una soluzione versatile per gestire ogni tipo di attività
Il principale vantaggio dell’ERP di Microsoft è la sua grande versatilità. Per questo offre ottimi risultati nelle piccole imprese come nelle più complesse organizzazioni.
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