La digital transformation è in grado di rivoluziona totalmente l’assetto di un’azienda, portando con sé numerose migliorie come un’organizzazione migliore e una semplificazione e velocizzazione dei processi. Questa azione di ammodernamento porta benefici anche dal punto di vista ambientale. Si tratta della digitalizzazione ecologica: un modo per creare nuove aziende senza carta attente all’aspetto green.
In che modo la digitalizzazione è ecologica?
Per digitalizzazione ecologica intendiamo l’abbattimento dell’impatto ambientale di un’azienda grazie all’utilizzo delle nuove tecnologie. In questo articolo ci focalizzeremo sulla riduzione dell’uso di carta stampata grazie a Odoo.
L’uso della carta in un’azienda media
Secondo gli studi, ogni azienda spende mediamente il 15% dei propri ricavi annui nella creazione, gestione e distribuzione di documenti. Questo si quantifica in un uso medio di circa 10’000 fogli l’anno a impiegato, i 45% dei quali viene gettato entro la fine della giornata lavorativa.
Il consumo maggiore riguarda i file che vanno firmati e approvati dai dirigenti. I documenti ricevuti via mail vengono normalmente stampati, validati a mano e scansionati per essere nuovamente inviati via mail. Senza contare la perdita di tempo legata alla manutenzione degli strumenti e all’acquisto di carta, vengono persi in media 33 minuti di lavoro per documento.
Questa perdita di tempo e risorse potrebbe essere abbattuta grazie a una digitalizzazione ecologica che sfrutta strumenti di organizzazione e validazione digitale dei documenti. Il tempo dell’intero processo viene abbattuto a 2 minuti di lavoro, per un massimo di 5 click.
Basterà affidarsi a un CRM come Odoo, capace di gestire i documenti aziendali e la validazione tramite firma digitale in modo facile, veloce e sicuro.
Abbattere l’uso di carta tramite Odoo
Vediamo nel dettaglio come Odoo può essere utile per limitare l’uso della carta stampata e rendere tutto il processo di gestione e validazione dei documenti estremamente veloce grazie a automatismi personalizzabili.
Gestione dei documenti in ingresso
È possibile sfruttare l’App Documenti di Odoo per gestire e organizzare il flusso dei file. Quest’applicazione comprende tutti i tools necessari per gestire i documenti in batch, come:
- Gateway di posta
- Azione di massa preimpostate
- Gestore di PDF
- Anteprime
Per sfruttare al meglio Odoo basterà inviare i documenti all’indirizzo mail di gateway. Odoo realizzerà automaticamente un documento partendo da ogni allegato. Può essere utilizzato inoltrando una mail in ingresso, facendo un upload manuale dei file o direttamente dallo scanner.
Organizzazione delle risorse per reparto
Odoo permette di gestire automaticamente gli spazi di lavoro e dividere le informazioni per reparto attraverso l’assegnazione di tag specifici per ogni settore. In questo modo, tutti i file in arrivo saranno divisi automaticamente per area, ma anche per stato del documento (in arrivo, elaborato, deprecato).
In oltre, Odoo permette di gestire le azioni relative all’organizzazione del lavoro.
Con Odoo è quindi possibile:
- Impostare metadati sul documento, tramite tag, per precisare l’area di lavoro, il proprietario, il contatto, il responsabile a cui è assegnata la verifica, etc.
- Creare delle attività e assegnarle a un utente, con la possibilità anche di pianificarle per il futuro.
- Compilare un documento e firmarlo.
- Creare una richiesta di firma per un utente specifico.
- Usare OCR e IA per creare automaticamente un file.
- Programmare un’attività all’interno di uno specifico progetto.
- Creare un prodotto a partire da schede prodotto.
Attraverso i tag è inoltre possibile assegnare il carattere “done” perché la casella di posta si pulisca in automatico dei compiti già completati.
Validazione: la firma digitale con Odoo
Attraverso l’App Odoo Sign, completamente integrabile con l’app per la gestione dei documenti, è possibile elaborare i file da firmare. Si potrà quindi richiedere la firma di uno specifico utente, riempire campi preselezionati e gestire in automatico archiviazione e condivisione. Odoo si occupa di automatizzare tutto il processo, grazie alla:
- Memorizzazione autonoma dei documenti.
- Remainder per la firma inviati all’utente a cui è assegnato il file.
- Invio automatico di una copia dei documenti firmati ai fornitori e a tutti gli indirizzi inseriti nel CC.
Digitalizzazione ecologica: Odoo contro gli sprechi di carta.
Sfruttare Odoo permette una digitalizzazione ecologica tramite la riduzione esponenziale dell’uso di carta per la gestione dei documenti. La stessa App Documenti ha però molte altre funzioni che renderanno il tuo lavoro più efficiente e rapido.
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Per approfondire vi rimandiamo all’articolo di Odoo Becoming a paperless company.
