CRM VS EXCEL: 5 ragioni per abbandonare i fogli di calcolo anche per le piccole imprese

I fogli di calcolo Excel hanno vissuto il loro massimo splendore negli anni ’80, quando hanno aiutato le aziende a sostituire carta e penna con un sistema molto più organizzato e funzionale. Seppur facili da utilizzare e utili per semplificare molteplici attività, i fogli di calcolo Excel non sono certo la soluzione ottimale per gestire la risorsa più importante di ogni azienda: i clienti. 

Per gestire in modo proficuo i clienti il tuo team ha bisogno di informazioni strategiche e aggiornate quasi in tempo reale. Per concludere una transazione è fondamentale essere a conoscenza di tutto lo storico e tutte le precedenti interazioni avvenute con il cliente. Per mantenere il cliente nel loop di vendita anche in futuro, è necessaria un’attenzione particolare nei suoi confronti. Nessun foglio di calcolo può aiutarti a fare tutto questo.

L’attenzione verso il cliente, che in gergo aziendale definiamo Customer Experience, deve far necessariamente propendere verso una soluzione CRM (Customer Relationship Management), anche per le piccole imprese.

Cos’è il CRM

CRM è l’acronimo di Customer Relationship Management, in italiano “gestione delle relazioni con il cliente”. Con CRM s’intendono tutti quei sistemi e strumenti che tracciano e archiviano le interazioni di un’azienda con i suoi clienti, anche solo potenziali. Per approfondire il discorso, ti invitiamo a dare un’occhiata a questo articolo: Cos’è il CRM e perché implementarlo in azienda.

5 ragioni per cui il CRM è meglio di Excel

Vediamo qui di seguito cinque ragioni per cui abbandonare quanto prima Excel per la gestione dei clienti e propendere verso un’adeguata soluzione CRM:

1. I dati sono centralizzati

Un software CRM mantiene tutti i dati in una posizione centralizzata, in modo che sia semplice accedere a tutte le informazioni necessarie. Se utilizzi Excel, al contrario, sei costretto a cercare tra diversi fogli di calcolo e a fare riferimenti incrociati con i fogli di calcolo dei colleghi, per verificare quali informazioni sono le più recenti. In generale, è molto più complesso mantenere organizzati i dati con Excel.

Con una soluzione CRM è inoltre possibile accedere ai dati facilmente e ovunque ti trovi, grazie alla possibilità di utilizzare le app CRM per dispositivi mobile.

2. I lead sono completi 

Quando un lead (contatto) entra nel CRM si dice “raw”, grezzo. Viene poi “lavorato” da tutto il team, in un’unica posizione. Quando un membro del team accede a un contatto, scopre facilmente tutte le attività che sono state fatte su di esso: es. ha ricevuto una chiamata, una mail con un invito a un evento, un’offerta per un dato prodotto ecc. In Excel non è possibile correlare i dati, quindi capire quali contatti sono correlati a quali accordi è piuttosto complesso. 

3. Favorisce la collaborazione tra team

Un buon CRM è progettato per un lavoro di squadra efficiente. A differenza dei fogli di calcolo di Excel, che non permettono la condivisione di dati e attività, il CRM consente al team Marketing, Sales, Customer Service e Technical Support di sapere esattamente quali attività sono state fatte dagli altri membri. Il CRM permette di inviare memo ad altri utenti, per consigliare o invitare a compiere determinate attività su quel contatto. Il CRM implementa inoltre un calendario, su cui ognuno può annotare importanti informazioni.

4. Il team di vendita è più competitivo

Il CRM facilita il compito al sales manager di verificare a che punto della pipeline si trovi ogni membro del team di vendita. Il responsabile dei sales può, aprendo la pipeline di vendita di ogni venditore, monitorarne facilmente i risultati ed effettuare una stima di quali contratti siano sul punto di essere firmati. I singoli sales possono beneficiare del CRM grazie alla sua capacità di definire quali lead sono più urgenti rispetto ad altri, nonché comprendere se è il giusto momento per proporre un upgrade ad un contatto che ha già acquistato in passato. 

Con Excel, niente di tutto ciò è possibile.

5. Integrazione con altri strumenti aziendali

I migliori CRM sono compatibili con altri strumenti aziendali e permettono al personale l’enorme vantaggio e comodità di lavorare all’interno di un’unica piattaforma. 

Come menzionato poco sopra, il CRM può implementare un calendario e anche la posta elettronica. È possibile ricevere e-mail all’interno dell’app, in modo che ogni utente possa verificare lo stato della corrispondenza con quel cliente. 

Per esempio: un cliente invia una mail con una richiesta di assistenza al venditore con cui è stato più in contatto. Il venditore invia un alert al Customer Service e all’assistenza tecnica. I membri di questi due team possono verificare tutte le informazioni disponibili sul cliente e venire a conoscenza del contenuto dello scambio email.

Sono una piccola impresa: non posso investire molto!

Dopo aver letto questo articolo, potrebbe comunque esserti rimasto un dubbio: sei una piccola impresa, non vuoi investire cifre enormi per implementare un CRM e gestire il passaggio da Excel al nuovo software. In linea di massima, sappi che esistono molteplici CRM in commercio: sono semplici da utilizzare, abbastanza economici e indubbiamente flessibili per ogni azienda.

Se hai bisogno di consulenza, affidati a noi: il team di F1 Consulting & Service può aiutarti a definire il tipo di CRM adatto alla tua realtà e offrirti una panoramica dei costi. Contattaci qui.

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